Как автоматизировать адаптацию новых сотрудников с помощью чат-бота

Проводить первичный отбор соискателей, записать подходящих кандидатов на собеседования, собрать статистику по найму — все это уже можно делегировать HR-боту. А еще он станет коллегой и даже другом для нового сотрудника. Разбираемся, как упростить работу HR и помочь адаптироваться новичку в компании с помощью чат-бот для сотрудников.

• Как закрывать вакансии с помощью чат-бота
• Про адаптацию и заботу о новых сотрудниках
• Об аналитике для эффективного управления персоналом
• Резюме

Как закрывать вакансии с помощью чат-бота

Когда вы занимаетесь поиском кандидатов, иногда так хочется взять в руки волшебную палочку или маховик времени, чтобы все успеть и не пропустить подходящих соискателей. Чат-бот здесь выступает как раз таким магическим атрибутом. С его помощью выстроить воронку найма можно автоматически. Удобно и для компании, и для соискателей, которые откликаются на вакансии.

Бота можно использовать для разных вакансий — от массового подбора курьеров или водителей до найма менеджеров и квалифицированных специалистов: инженеров, разработчиков. Отличаться будут только сценарии и автоматизированные этапы воронки.

Например, бот собирает информацию по соискателям с разных работных сайтов в единую базу. Далее через рассылку в мессенджере он может предложить откликнуться на вакансию «холодным» соискателям из базы, за счет чего компания получит больше откликов.

Благодаря автоматизации компания закрывает в 2-3 раза больше вакансий.

Для первичной оценки кандидатов бот разошлет ссылки на тест или опрос, самостоятельно соберет и оценит ответы соискателей. Затем выберет тех, кто соответствует ожиданиям, и пригласит их на собеседование. Это разгрузит рекрутеров на начальном этапе и сэкономит бюджет компании.

На этапе найма HR-бот позволяет сэкономить до 60 часов в месяц рабочего времени HR-специалиста.

По статистике Flomni, 85% соискателей начинают диалог с ботом, 30-50% подходит по критериям и записываются на собеседование, а 5% в итоге трудоустраиваются. Так, сеть магазинов «Пятерочка» подключила HR-бота для поиска сотрудников. По данным HH, за два месяца с ним пообщались 14 000 кандидатов, из них на должности продавцов-консультантов и специалистов информационной службы были отобраны 1 587 человек. Вопрос риторический, но задумайтесь, смог бы отдел подбора персонала осилить такое количество соискателей без помощи автоматизации?

Про адаптацию и заботу о новых сотрудниках

У новичка в компании всегда много вопросов, на которые часто не успеваешь дать ответ вовремя. Самостоятельно сотруднику бывает трудно разобраться, а наставника может не оказаться рядом в нужный момент. Поэтому грамотно организованный процесс адаптации, особенно выстроенный с помощью чат-бота для новых сотрудников, может закрыть сразу несколько задач:

• помочь новичку и снизить стресс;
• разгрузить специалистов HR-отдела;
• сэкономить время и нового сотрудника, и его наставника.

Чем же детально помогает чат-бот:

1. Реализовывать индивидуальные планы адаптации для новых сотрудников с учетом их навыков и интересов. В чат-боте можно составить план для адаптации персонала по заданным критериям и предложить полезные ресурсы для обучения, материалы и советы от более опытных коллег.
2. Формирует базу знаний. В ней обычно хранится полезная информация о компании, ее продуктах и услугах, корпоративной культуре, советы по решению типичных рабочих задач и даже шаблоны документов и заявлений.
3. Внедряет систему наставничества. В ней опытные коллеги помогают новичкам решать проблемы и освоиться на рабочем месте. Чат-бот для адаптации новых сотрудников можно использовать, чтобы назначать встречи и координировать взаимодействие между наставниками и новенькими.
4. Организует виртуальные мероприятия. Вебинары, мастер-классы, тренинги, вводные лекции — все, что необходимо на первых неделях после вступления в должность. Удобно, что после проведения таких мероприятий у новичков есть возможность дать обратную связь или задать вопросы.
5. Разрабатывает систему мотивации. Она будет способствовать вовлечению новых сотрудников в жизнь компании и созданию благоприятной рабочей атмосферы. Так, через бота можно подавать заявки на конкурсы или программы поощрения. Если у вас в организации есть премия «Сотрудник года», с помощью автоматизации можно быстро собрать заявки и определить победителя каждого этапа конкурса и финалиста.
6. Создает систему поощрений и наград. Например, чат-бот автоматически отслеживает достижения сотрудников и предлагает призы. Когда сотрудник успешно выполнил важный проект, бот предоставляет ему на выбор дополнительный выходной или денежное вознаграждение. Важный элемент геймификации, которая так важна, если хочется разнообразить рабочие будни.
7. Проводит регулярные опросы. Чтобы определить уровень удовлетворенности новых сотрудников процессом адаптации и работой в компании, можно просто спросить. Различные механизмы чат-бота для адаптации персонала позволят выставить и оценку по шкале, и добавить форму развернутой обратной связи, и придумать другие, даже анонимные формы для отзывов.
8. Интегрируется с социальными сетями. Если в вашей компании нет корпоративного мессенджера, то для создания единого информационного пространства и облегчения общения между сотрудниками вы можете интегрировать чат-бота для новых сотрудников в привычную им соцсеть. Удобно, быстро и без лишних вводных инструкций для всей команды по переходу в новый мессенджер.

Об аналитике для эффективного управления персоналом

Чат-бот для адаптации новых сотрудников не только поможет выстроить процессы с наименьшими временными потерями для новичков и отдела подбора. Еще он посчитает профильные метрики, на основании которых HR-специалисты смогут обоснованно вносить изменения в воронку подбора и оптимизировать процессы.

Среди таких метрик наиболее востребованы:

Найм:

• сколько вакансий закрыли;
• как быстро обработали отклики;
• какие были причины отказов;
• с какой площадки пришли соискатели (чтобы спланировать размещения на работных сайтах для последующих вакансий).

Адаптация:

• на каком этапе коллега;
• как часто возникают нестандартные вопросы;
• справляется ли его наставник;
• результаты опросов и первичного обучения.

Поддержка:

• эмоциональное состояние коллектива;
• сбор обратной связи;
• результаты обучения;
• по каким причинам чаще всего увольняются сотрудники.

Резюме

Чат-бот для новых сотрудников — полезный инструмент для HR и коллег, которые только что пришли на работу в вашу компанию. Благодаря автоматизации новички осваиваются на месяц быстрее, а отдел подбора закрывает в 2-3 раза больше вакансий.

На этапе найма чат-бот может разослать предложения о работе соискателям по холодной базе, провести первичный опрос и по его результатам пригласить кандидатов на собеседования.

Чтобы облегчить процесс адаптации и позаботиться о новых сотрудниках, чат-бот может:

1. Создать индивидуальный план адаптации;
2. Сформировать базу знаний;
3. Внедрить систему наставничества;
4. Организовать обучающие мероприятия;
5. Разработать систему мотивации;
6. Создать систему поощрения;
7. Провести регулярные опросы;
8. Интегрироваться в соцсети для удобства общения.

Для эффективного управления персоналом чат-бота подключают, чтобы собрать аналитику по найму, адаптации и поддержке персонала. Это позволяет сэкономить на времени сотрудников и бюджете компании.

Чат-бот для адаптации сотрудников — важный инструмент, без которого сложно обходиться современному HR, особенно если в вашей компании большой поток сотрудников. Помогите освоиться новичкам в компании, подключив удобного автоматизированного помощника.