How chatbots help HR managers with 4 common tasks

Initial screening, enrolling eligible candidates for interviews, hiring statistics — all this can be delegated to an HR bot. Read on to find out how an HR bot can make an HR department's job easier.

1. It allows you to fill vacancies effectively
2. It facilitates employee onboarding
3. It takes care of employees
4. It collects analytics for effective workforce management

1. It allows you to fill vacancies effectively

At the search stage, the HR bot can help a company build an automated hiring funnel. The bot can be used for a variety of jobs, from mass recruitment of couriers or drivers to hiring managers and skilled professionals like engineers, developers, etc. Only scenarios and automated funnel stages will differ. The HR bot can be useful for filling any position.

The bot collects job seeker data from different job search websites into a single database. Using a mailing list in the messenger app, it can offer "cold" applicants from the database to respond to the job offer, which helps the company get more responses.

For the initial assessment of candidates, the bot can send out links to a test or survey, and then collect and evaluate the responses. Then it can select eligible candidates and invite them to an interview. This will relieve recruiters of some work at the initial stage and reduce the costs for the company.

According to Flomni statistics, 50% of job seekers start a chat with the bot, 25% agree to an interview, and 3% eventually get hired.

For example, an HR bot is used to search for employees at the supermarket chain Pyaterochka. According to HeadHunter, 14,000 job candidates talked to the bot in two months, and 1,587 of them were hired for sales associate and information desk positions.

На этапе найма HR-бот позволяет сэкономить до 60 часов в месяц рабочего времени HR-специалиста.

По статистике Flomni, 85% соискателей начинают диалог с ботом, 30-50% подходит по критериям и записываются на собеседование, а 5% в итоге трудоустраиваются. Так, сеть магазинов «Пятерочка» подключила HR-бота для поиска сотрудников. По данным HH, за два месяца с ним пообщались 14 000 кандидатов, из них на должности продавцов-консультантов и специалистов информационной службы были отобраны 1 587 человек. Вопрос риторический, но задумайтесь, смог бы отдел подбора персонала осилить такое количество соискателей без помощи автоматизации?

2. It facilitates employee onboarding

During the onboarding process, the bot will introduce a new employee to the company according to a preset scenario. For example, it can tell them about the rules, company values, and their role on the team using a convenient messenger app. You can link a knowledge base and FAQ in the window so that the employee can instantly find answers to their question. Chatbots can remember all useful information like job locations, job descriptions, contact details of system administrators, etc.

помочь новичку и снизить стресс;
разгрузить специалистов HR-отдела;
сэкономить время и нового сотрудника, и его наставника.

If an employee has an uncommon question that can not be found in the bot's knowledge base, the bot will automatically hand off the conversation to an HR specialist. HR managers will immediately see what the employee asked in a single dialog window.

Реализовывать индивидуальные планы адаптации для новых сотрудников с учетом их навыков и интересов. В чат-боте можно составить план для адаптации персонала по заданным критериям и предложить полезные ресурсы для обучения, материалы и советы от более опытных коллег.
Формирует базу знаний. В ней обычно хранится полезная информация о компании, ее продуктах и услугах, корпоративной культуре, советы по решению типичных рабочих задач и даже шаблоны документов и заявлений.
Внедряет систему наставничества. В ней опытные коллеги помогают новичкам решать проблемы и освоиться на рабочем месте. Чат-бот для адаптации новых сотрудников можно использовать, чтобы назначать встречи и координировать взаимодействие между наставниками и новенькими.
Организует виртуальные мероприятия. Вебинары, мастер-классы, тренинги, вводные лекции — все, что необходимо на первых неделях после вступления в должность. Удобно, что после проведения таких мероприятий у новичков есть возможность дать обратную связь или задать вопросы.
Разрабатывает систему мотивации. Она будет способствовать вовлечению новых сотрудников в жизнь компании и созданию благоприятной рабочей атмосферы. Так, через бота можно подавать заявки на конкурсы или программы поощрения. Если у вас в организации есть премия «Сотрудник года», с помощью автоматизации можно быстро собрать заявки и определить победителя каждого этапа конкурса и финалиста.
Создает систему поощрений и наград. Например, чат-бот автоматически отслеживает достижения сотрудников и предлагает призы. Когда сотрудник успешно выполнил важный проект, бот предоставляет ему на выбор дополнительный выходной или денежное вознаграждение. Важный элемент геймификации, которая так важна, если хочется разнообразить рабочие будни.
Проводит регулярные опросы. Чтобы определить уровень удовлетворенности новых сотрудников процессом адаптации и работой в компании, можно просто спросить. Различные механизмы чат-бота для адаптации персонала позволят выставить и оценку по шкале, и добавить форму развернутой обратной связи, и придумать другие, даже анонимные формы для отзывов.
Интегрируется с социальными сетями. Если в вашей компании нет корпоративного мессенджера, то для создания единого информационного пространства и облегчения общения между сотрудниками вы можете интегрировать чат-бота для новых сотрудников в привычную им соцсеть. Удобно, быстро и без лишних вводных инструкций для всей команды по переходу в новый мессенджер.

HR bots can help organize initial training. They can be used to present the material in a structured way and conduct automatic tests to check the trainees' knowledge. The bot can notify an employee of evaluation results and collect training-related data for a HR manager.

3. It takes care of employees

HR bots will take care of organizational issues: for example, they can send a template for a leave application when requested by an employee. The bot can be trusted with all tasks related to sending employees notifications. Employees will receive all explanations, alerts, and reminders of meetings with managers in due time.

Along with initial training for newcomers, remote training for employees can be organized with a chatbot. The bot will send links to an online course or a lesson, as well as conduct an automatic test to assess learning efficiency.

Найм:

сколько вакансий закрыли;
как быстро обработали отклики;
какие были причины отказов;
с какой площадки пришли соискатели (чтобы спланировать размещения на работных сайтах для последующих вакансий).

Адаптация:

на каком этапе коллега;
как часто возникают нестандартные вопросы;
справляется ли его наставник;
результаты опросов и первичного обучения.

Поддержка:

эмоциональное состояние коллектива;
сбор обратной связи;
результаты обучения;
по каким причинам чаще всего увольняются сотрудники.

4. It collects analytics for effective workforce management

A chatbot can calculate profile metrics that HR specialists can use to reasonably make changes and optimize processes:

На этапе найма чат-бот может разослать предложения о работе соискателям по холодной базе, провести первичный опрос и по его результатам пригласить кандидатов на собеседования.

Чтобы облегчить процесс адаптации и позаботиться о новых сотрудниках, чат-бот может:

Создать индивидуальный план адаптации;
Сформировать базу знаний;
Внедрить систему наставничества;
Организовать обучающие мероприятия;
Разработать систему мотивации;
Создать систему поощрения;
Провести регулярные опросы;
Интегрироваться в соцсети для удобства общения.

Для эффективного управления персоналом чат-бота подключают, чтобы собрать аналитику по найму, адаптации и поддержке персонала. Это позволяет сэкономить на времени сотрудников и бюджете компании.

Чат-бот для адаптации сотрудников — важный инструмент, без которого сложно обходиться современному HR, особенно если в вашей компании большой поток сотрудников. Помогите освоиться новичкам в компании, подключив удобного автоматизированного помощника.