СДЭК HR: чат-боты на 30% разгрузили рекрутеров
Команда СДЭК последние три года активно развивается, вместе с этим растет найм и нагрузка на сотрудников подбора. С помощью чат-ботов избавили рекрутеров от рутины в коммуникации с соискателями и освободили до 30% времени сотрудников.
Результаты
О компании
Сервис грузоперевозок «СДЭК» работает в 67 тысячах городов по всему миру, ежедневно обрабатывая 300 000 отправлений. Для обеспечения работы таких объемов в компании работает более 25 тысяч сотрудников.
Задача
- Разгрузить рекрутеров на этапе рутинной коммуникации с кандидатами
- Снизить процент потерь качественных кандидатов из-за несвоевременного звонка, пропущенного напоминания
Исходная ситуация
В зону ответственности руководителя отдела подбора входит 24 города. 16 рекрутеров обрабатывают заявки и сопровождают весь процесс от начала до конца:
- находят резюме на самых разных сайтах поиска работы — HeadHunter, Superjob, Хабр Карьера, Авито Работа, Rabota.ru и другие;
- добавляют кандидатов в «Хантфлоу»;
- курируют каждый этап взаимодействия, отслеживают шаги по воронке подбора, помогают человеку не потеряться:
- приглашают на групповое интервью, тестовый день, трудоустройство;
- отправляют напоминания абсолютно всеми способами: мессенджер, СМС-сообщения, голосовые и просто звонки;
- консультируют, если что-то пошло не так.
Зачастую происходили такие ситуации, что мы теряли кандидатов на каком-либо этапе подбора только потому, что нам стало не хватать времени именно на сопровождение — отправить напоминание о дате собеседования, позвонить кандидату перед выходом на тестовый день.
Виталина Бачерикова, руководитель массового подбора персонала, СДЭК-Глобал.
В среднем в человеко/часах в неделю уходило 10-12 часов на рекрутера, в день — 1,5-2 часа. 3-4 точки контакта с каждым соискателем.
Пример:
Чтобы пригласить 40 человек на групповое интервью, 20 человек на тестовый день и 8 на трудоустройство, нужно каждому кандидату позвонить минимум 2 раза.
Итого (40+20+8) * 2 = 136 звонков
Решение
Запустить чат-бота, который снизит операционную нагрузку, возьмет постоянные действия на себя. СДЭК ранее неудачно обращался в другую компанию, которая за полгода не смогла его полностью реализовать, и пришел к нам.
Этапы работ
Разработали трех чат-ботов для СДЭК, которые работают с кандидатами по основным массовым вакансиям:
- кладовщики,
- водители-курьеры на личном легковом автомобиле;
- водители-курьеры на личном автомобиле Газель.
Логику разрабатывал сам заказчик в соответствии с корпоративными стандартами и процедурами подбора. Для крупных компаний это наиболее правильный метод, который позволяет комфортно интегрировать новую автоматизацию в существующие схемы работы.
Наша роль состояла в грамотной и оптимальной разработке технического решения. За 3 недели мы прошли от подготовительного этапа до запуска всех трех ботов. Сначала сделали пилот на небольшом объеме, протестировали и потом расширили функционал и объем кандидатов.
Закрепили персонального менеджера, чтобы клиент мог быстро, просто и с максимальным комфортом развивать автоматизацию. Он находится на связи в течение всего времени сотрудничества в формате 24/7.
Как работают чат-боты СДЭК
Чат-бот подключается с момента, когда данные кандидата попадают в Хантфлоу.
- Статус «Новый кандидат».Чат-бот забирает всех клиентов которым присвоен статус «Новый» и рассылает им сообщения. Если человеку интересно предложение и он отвечает «Да», тогда бот предлагает пройти тестирование.Статус «Бот одобрил/не одобрил».
Если тест пройден и кандидат подходит, то статус меняется на «Бот одобрил». Если нет — «Бот отказал». Снова меняется статус в Хантфлоу и передается анкета по кандидату непосредственно рекрутеру. Но на этом работа не заканчивается.Статус «Телефонное интервью недозвон».
Выставляется, если сотрудник не смог дозвониться кандидату. В этом случае человеку уходит уведомление «Не дозвонились», а подключенный бот актуализирует степень заинтересованности кандидата.Статус "Групповое интервью приглашен".
Когда рекрутер лично пообщался с кандидатом и перевел его на этот этап, чат-бот СДЭК отправляет данные о вакансии, дату, адрес и время, когда мы ожидаем кандидата на встречу с рекрутером. Сообщение кандидату приходит 2 раза: в момент изменения статуса и за 2 часа до собеседования.Статус «Тестовый день приглашён».
Если обе стороны заинтересованы в дальнейшем взаимодействии, рекрутер меняет статус на «Тестовый день приглашён», выбирает дату и время. После этого наш бот подхватывает кандидата и высылает ему уведомление с кнопками «Приду», «Не приду». Соискатель выбирает вариант, и статус уходит обратно в Хантфлоу. Для рекрутера записывается комментарий, а кандидату приходит напоминание, когда нужно прийти на тестовый день.Статус «Приглашен на трудоустройство».
Если тестовый день прошел успешно, то претендентам делаем рассылку, в которой есть две кнопки — «Приду», «Не приду». Кандидат выбирает, и статус передается обратно в Хантфлоу. Бывают отказы, по ним отслеживаем, кто из соискателей появился вновь, дозваниваемся, отправляем смс. Если рекрутер меняет статус, то кандидату приходит сообщение-уведомление.- Статус «Отказ» — в случае если претендент не прошел отбор по объективным причинам. Рекрутер может изменить статус, и кандидат получит сообщение-уведомление об отказе.
Подключение чат-бота не отменяет живое общение, но заранее снимает многие вопросы. К моменту созвона с рекрутером кандидат будет более «теплым» и лояльным, так как будет знать, что ему позвонят. Это тоже облегчает процесс подбора.
Развитие проекта
Наша команда уже реализовала два успешных проекта с курьерской компанией СДЭК. Сначала оптимизировали работу с исходящими уведомлениями, затем автоматизировали обработку входящих обращений. Поэтому СДЭК снова выбрал нас. Клиент остался доволен результатами и сейчас прорабатывает новые идеи для сотрудничества. Идей много, потому что в каждой компании есть трудоемкие процессы, которые можно упростить с помощью автоматизации.
Мы обязательно расскажем об этом в следующих кейсах.
Get free advice
Our experts will answer all your questions
and help you find the right solution
