СДЭК
СДЭК

СДЭК HR: чат-боты на 30% разгрузили рекрутеров

Команда СДЭК последние три года активно развивается, вместе с этим растет найм и нагрузка на сотрудников подбора. С помощью чат-ботов избавили рекрутеров от рутины в коммуникации с соискателями и освободили до 30% времени сотрудников.

Результаты

Автоматизировали найм сотрудников в 26 городах
Разработали централизованную систему коммуникации для обработки 8000 чатов в месяц
Освободили 10-12 рабочих часов в неделю для каждого из 15 сотрудников
Снизили процент потерь качественных кандидатов из-за несвоевременного звонка или пропущенного напоминания
Уровень удовлетворенности сервисом 4,7 из 5

О компании

Сервис грузоперевозок «СДЭК» работает в 67 тысячах городов по всему миру, ежедневно обрабатывая 300 000 отправлений. Для обеспечения работы таких объемов в компании работает более 25 тысяч сотрудников.

Задача

  • Разгрузить рекрутеров на этапе рутинной коммуникации с кандидатами
  • Снизить процент потерь качественных кандидатов из-за несвоевременного звонка, пропущенного напоминания

Исходная ситуация

В зону ответственности руководителя отдела подбора входит 24 города. 16 рекрутеров обрабатывают заявки и сопровождают весь процесс от начала до конца:

  1. находят резюме на самых разных сайтах поиска работы — HeadHunter, Superjob, Хабр Карьера, Авито Работа, Rabota.ru и другие;
  2. добавляют кандидатов в «Хантфлоу»;
  3. курируют каждый этап взаимодействия, отслеживают шаги по воронке подбора, помогают человеку не потеряться:
  • приглашают на групповое интервью, тестовый день, трудоустройство;
  • отправляют напоминания абсолютно всеми способами: мессенджер, СМС-сообщения, голосовые и просто звонки;
  • консультируют, если что-то пошло не так.

Зачастую происходили такие ситуации, что мы теряли кандидатов на каком-либо этапе подбора только потому, что нам стало не хватать времени именно на сопровождение — отправить напоминание о дате собеседования, позвонить кандидату перед выходом на тестовый день.


Виталина Бачерикова, руководитель массового подбора персонала, СДЭК-Глобал.

В среднем в человеко/часах в неделю уходило 10-12 часов на рекрутера, в день — 1,5-2 часа. 3-4 точки контакта с каждым соискателем.

Пример:

Чтобы пригласить 40 человек на групповое интервью, 20 человек на тестовый день и 8 на трудоустройство, нужно каждому кандидату позвонить минимум 2 раза.

Итого (40+20+8) * 2 = 136 звонков

Решение

Запустить чат-бота, который снизит операционную нагрузку, возьмет постоянные действия на себя. СДЭК ранее неудачно обращался в другую компанию, которая за полгода не смогла его полностью реализовать, и пришел к нам.

Этапы работ

Разработали трех чат-ботов для СДЭК, которые работают с кандидатами по основным массовым вакансиям:

  1. кладовщики,
  2. водители-курьеры на личном легковом автомобиле;
  3. водители-курьеры на личном автомобиле Газель.

Логику разрабатывал сам заказчик в соответствии с корпоративными стандартами и процедурами подбора. Для крупных компаний это наиболее правильный метод, который позволяет комфортно интегрировать новую автоматизацию в существующие схемы работы.

Наша роль состояла в грамотной и оптимальной разработке технического решения. За 3 недели мы прошли от подготовительного этапа до запуска всех трех ботов. Сначала сделали пилот на небольшом объеме, протестировали и потом расширили функционал и объем кандидатов.

Закрепили персонального менеджера, чтобы клиент мог быстро, просто и с максимальным комфортом развивать автоматизацию. Он находится на связи в течение всего времени сотрудничества в формате 24/7.

Как работают чат-боты СДЭК

Чат-бот подключается с момента, когда данные кандидата попадают в Хантфлоу.

  1. Статус «Новый кандидат».Чат-бот забирает всех клиентов которым присвоен статус «Новый» и рассылает им сообщения. Если человеку интересно предложение и он отвечает «Да», тогда бот предлагает пройти тестирование.
  2. Статус «Бот одобрил/не одобрил».

    Если тест пройден и кандидат подходит, то статус меняется на «Бот одобрил». Если нет — «Бот отказал». Снова меняется статус в Хантфлоу и передается анкета по кандидату непосредственно рекрутеру. Но на этом работа не заканчивается.
  3. Статус «Телефонное интервью недозвон».

    Выставляется, если сотрудник не смог дозвониться кандидату. В этом случае человеку уходит уведомление «Не дозвонились», а подключенный бот актуализирует степень заинтересованности кандидата.
  4. Статус "Групповое интервью приглашен".

    Когда рекрутер лично пообщался с кандидатом и перевел его на этот этап, чат-бот СДЭК отправляет данные о вакансии, дату, адрес и время, когда мы ожидаем кандидата на встречу с рекрутером. Сообщение кандидату приходит 2 раза: в момент изменения статуса и за 2 часа до собеседования.
  5. Статус «Тестовый день приглашён».

    Если обе стороны заинтересованы в дальнейшем взаимодействии, рекрутер меняет статус на «Тестовый день приглашён», выбирает дату и время. После этого наш бот подхватывает кандидата и высылает ему уведомление с кнопками «Приду», «Не приду». Соискатель выбирает вариант, и статус уходит обратно в Хантфлоу. Для рекрутера записывается комментарий, а кандидату приходит напоминание, когда нужно прийти на тестовый день.
  6. Статус «Приглашен на трудоустройство».

    Если тестовый день прошел успешно, то претендентам делаем рассылку, в которой есть две кнопки — «Приду», «Не приду». Кандидат выбирает, и статус передается обратно в Хантфлоу. Бывают отказы, по ним отслеживаем, кто из соискателей появился вновь, дозваниваемся, отправляем смс. Если рекрутер меняет статус, то кандидату приходит сообщение-уведомление.
  7. Статус «Отказ» — в случае если претендент не прошел отбор по объективным причинам. Рекрутер может изменить статус, и кандидат получит сообщение-уведомление об отказе.

Подключение чат-бота не отменяет живое общение, но заранее снимает многие вопросы. К моменту созвона с рекрутером кандидат будет более «теплым» и лояльным, так как будет знать, что ему позвонят. Это тоже облегчает процесс подбора.

Развитие проекта

Наша команда уже реализовала два успешных проекта с курьерской компанией СДЭК. Сначала оптимизировали работу с исходящими уведомлениями, затем автоматизировали обработку входящих обращений. Поэтому СДЭК снова выбрал нас. Клиент остался доволен результатами и сейчас прорабатывает новые идеи для сотрудничества. Идей много, потому что в каждой компании есть трудоемкие процессы, которые можно упростить с помощью автоматизации.

Мы обязательно расскажем об этом в следующих кейсах.

Get free advice

Our experts will answer all your questions
and help you find the right solution

decor left
decor left
Phone
By pressing Submit, you agree to the Personal Data Processing Policy
decor left
decor left